Hur man organiserar pappersarbete

Pappersarbete - arbeta med dokument och dokumentationsstöd för hantering i denna specifika organisation, styrd av GOST R 51141-98 "Pappersarbete och arkivering. Villkor och definitioner." Organisering av kontorsarbete är organisation av registrering, lagring och användning av inkommande, utgående och interna dokument i företagets nuvarande verksamhet.

Bruksanvisning

1

När du organiserar kontoristiskt arbete, avgör om ditt företag, organisation, territoriellt avlägsna enheter eller filialer har några, ta detta faktum och överväg en mekanism för att interagera med dessa enheter. Det geografiska systemet i dem bör vara identiskt med huvudkontoret för att undvika problem under registrering och pappersarbete.

2

Tänk på vilken av de befintliga formerna av pappersarbete du kommer att använda: centraliserad, blandad eller decentraliserad. Deras val bestämmer företagets struktur (om det har geografiskt avlägsna enheter) och den tekniska utrustningen för kontorsstyrningstjänsten. Om denna tjänst är liten och inte tillhandahålls tekniskt överförs en del av dess funktioner till enheter. I detta fall sker blandat pappersarbete. I händelse av att denna tjänst är utrustad med all nödvändig personal, hårdvara och mjukvara, kommer denna form för journalföring att centraliseras.

3

I varje konstruktionsenhet väljer du en speciell bemanningsenhet som ska utföra pappersarbete. Om detta inte är möjligt, utse en annan anställd som kommer att kombinera utförandet av sina huvuduppgifter med funktionen som kontorist.

4

Bestäm antalet och nomenklaturen för ärenden, som kommer att inkludera alla inkommande, utgående och interna dokument. Om det här är dokument från en högre (överordnad) organisation, skickas de till chefen för övervägande; dokument från underordnade organisationer bör lämnas in för behandling för biträdande chefen som arbetar med dem. Följaktligen överklaganden av medborgarna - till den biträdande som har anförtrott skyldigheten att arbeta med befolkningen.

5

Efter att ha identifierat korrespondentcirkeln, skapa en klassificerare som du omedelbart kan bestämma vilken korrespondentgrupp detta dokument tillhör. Tilldela till exempel kod 01 för myndigheter, kod 02 för brev från en högre organisation, kod 03 för leverantörer, kod 04 för kunder, etc. Detta hjälper till att effektivisera rörelsen av dokument inom organisationen.

6

Bestäm i vilken form arbetsflödet kommer att genomföras - i magasin eller kort. Båda formerna implementeras i särskilda elektroniska dokumenthanteringsprogram. Om du fortfarande inte kan köpa ett sådant program, använd elektroniska dokumentregistreringsjournaler; de kan köras i Excel.