Kostnadsrapport: hur du fyller i ett dokument

Alla dokument baserade på mottagande av pengar kräver rätt formulär. Om organisationen förse medarbetaren med medel för alla behov, är det nödvändigt att rapportera för dem genom att fylla i en utgiftsrapport.

Vem ska fylla i utgiftsrapporten

Direktören kan inte ge pengar till en organisation för någon anställd utan anledning. Ursprungligen bör en lista över anställda som har rätt att få förskott kontanter med en efterföljande rapport fastställas. För detta är det nödvändigt att utarbeta och utfärda en specialorder.

Om den underordnade behöver medel för att bedriva verksamhet måste han förse direktören med ett uttalande om fri form. Det krävs att ange det erforderliga beloppet och det syfte för vilket pengarna begärs. Om direktören håller med om uttalandet undertecknar han personligen uttalandet och anger hur mycket han låter låna pengar och hur länge.

Det är viktigt att indikera att kontanter endast kan ges till en anställd som redan har redovisat alla tidigare mottagna belopp.

Ibland kan en anställd behöva en fullmakt, som måste utfärdas på organisationens vägnar enligt den etablerade modellen nr M-2 eller nr M-2a. Dessa blanketter godkändes redan 1997 genom en resolution från Federal State Statistics Service of the Russian Federation.

För de pengar som har använts i organisationens redovisningsavdelning måste en anställd rapportera. Det finns en viss period då det är nödvändigt att fylla i och skicka in en utgiftsrapport. Det är tre dagar från slutet av den period som anges av organisationschefen på ansökningsblanketten.

Om medel tillhandahölls för den anställde för affärsresebehov, bör han anmäla dem inom de kommande tre arbetsdagarna efter att han återvänt från en affärsresa.

Hur bekräftas utgifterna för utgiftsrapporten

Om den anställde har pengar kvar, kommer han inte kunna returnera dem till kassan precis som det. Först måste du samla in alla dokument som bekräftar att pengarna spenderades specifikt för de behov som de tillhandahölls. Det kan vara kontant- och varukontroller, biljetter, kvitton, handlingar och andra former av strikt rapportering.

Efter att ha mottagit varje sådant dokument är det nödvändigt att kontrollera om datum, belopp och detaljer är läsbara.

Alla dokument till den anställda måste ges till bokföring.

Vad händer om kostnadsrapporten inte fylls i korrekt

Om den anställde felaktigt utfördes eller inte lämnade förskottsrapporten inom tre dagar, kommer tillsynsmyndigheten att betrakta de erhållna medlen som inkomst, på vilka det kommer att bli nödvändigt att ta ut försäkringspremien och personlig inkomstskatt. Om den anställde senare tillhandahåller alla nödvändiga dokument och en rapport, måste revisorn göra en omberäkning.

En auktoriserad anställd i organisationen kan innehålla beloppet för vilket en rapport inte har lämnats från den anställdes lön.

Grundläggande regler för upprättande av en utgiftsrapport

Grunden för tillhandahållandet av utgiftsrapporten är följande regler:

1. Kostnadsrapporten måste stödjas av dokument som bekräftar de belopp som använts.

2. Dokument måste lämnas in senast tre arbetsdagar efter affärsresans slut, den period som anges av chefen eller från det ögonblick då han började arbeta efter sjukdom eller semester.

3. En rapport upprättas i en speciell form nr AO-1. Det är också tillåtet att använda utgiftsrapportformuläret, som är godkänt av organisationschefen.

4. Endast chefen måste vara ansvarig för att godkänna kostnadsrapporten.

5. Kostnadsrapporten fylls i av den anställd som använde pengarna. Vissa uppgifter bör också anges av revisoren.

I kostnadsrapporten ska följande data anges:

1. Information om företaget som utfärdade anställda pengar.

2. Information om den anställd som fick pengar från organisationen.

3. Syftet för vilket det är nödvändigt att ge pengar till en anställd i företaget.

4. Sum.

5. Uppgifter om alla utgifter med bekräftelse.

6. Eventuell balans.

I slutet placeras anställda och anställda vid bokföringsavdelningen, som utfärdade pengar och fick resten, underskrifter.

Inga frimärken krävs i utgiftsrapporten. Detta beror på att dokumentet är internt. Och går inte längre än organisationen. Sedan 2016 har alla juridiska personer, och inte bara enskilda företagare, all rätt att inte godkänna sina handlingar med sina stämplar och tätningar.

Rapporten är klar i en enda kopia. Det är en del av originaldokumentationen och bör inte misstas i dess utformning. Om det av någon anledning inte var möjligt att undvika fläckar eller felaktig fyllning, är det bättre att ta en ny form och fylla den på ett nytt sätt.