Hur man effektiviserar leveransavtal

Företagets dokumentation bör hållas i ordning. Så att du enkelt kan hitta rätt kontrakt för leverans av varor bland andra affärspapper är det värt att skapa en separat hylla eller mapp för dem. Men inte bara det. Själva kontrakten måste också effektiviseras.

Bruksanvisning

1

Samla alla kontrakt du vill ordna och utvärdera dem. Var uppmärksam på hur ofta de är avslutade och med vilka partners. Detta hjälper dig att välja ett sätt att klassificera dokument.

2

Om det finns många partners, ett mer lämpligt sätt att ordna kontrakten vid dagen för deras slutande. I de fall då kontrakt under en lång period ingås med samma företag kan de grupperas i en separat kategori (mapp) av motparter. Och i vissa fall räcker det att helt enkelt ordna avtalen i alfabetisk ordning med namnen på partnerföretagen.

3

Oavsett metod du väljer, glöm inte att volymmappar är mycket obekväma att använda. Granska kontrakten och ta bort dem från den gemensamma högen som har löpt ut. Skapa en separat mapp för dem. Sådana kontrakt tillämpas oftast endast från fall till fall, i det dagliga arbetet krävs det inte.

4

När du ordnar kontrakt i kronologisk ordning, följ de allmänna principerna för underhåll och lagring av dokumentation. I de mappar som ofta används finns nyligen ingående avtal ovanpå. Nedan finns dokument med en tidigare tidsfrist. Tvärtom, när den ska arkiveras i arkivet, bör den första vara på topp, och det sista kontraktet ingås nedan.

5

Använd markörer, etiketter, bokmärken och andra kontorsmaterial för att visuellt skilja en kategori från en annan. Se till att dessa avgränsare tydligt markeras i mappen. Detta underlättar avsevärt sökandet efter nödvändiga dokument.

6

När alla kontrakt för leverans av varor har lagts ut i en mapp på ett lämpligt sätt, se till att sammanställa ett register över dokument. Ta det på omslaget eller lägg det i en mapp ovanpå alla kontrakt. Lämna tomma rader i registret. När du sätter in ett nytt kontrakt anger du information om det i registret.